Firemní auta jsou velká investice a je třeba v nich mít pořádek. Jenže práce máte hodně a času málo. Proto jsme pro vás sepsali stručný přehled, na co při monitoringu flotily nezapomenout.
První zásada je nasnadě – vytvořte si formální pravidla pro správu vozového parku a provoz firemních aut, tzv. Car Policy. Mnoho firem nemá tyto zásady nikde sepsané, což často vede k chaosu a různým přehmatům.
Co by měl dokument obsahovat, se dočtete v článku o výhodách Car Policy. Základní princip pro tvorbu těchto směrnic je ale poměrně jednoduchý. Společně s vedením vaší společnosti si stanovíte klíčové oblasti provozu aut, které potřebujete mít ošetřené – a ty budou tvořit kostru vaší Car Policy.
Typickou součástí Car Policy tak bývají třeba pravidla pro výběr a pořízení vozů, která stanoví, zda budete auta pořizovat na operativní leasing, jaká bude maximální cena vozu apod. Mezi další body dokumentu obvykle patří také přidělování aut zaměstnancům a normy pro užívání vozidel (včetně pravidel pro užívání služebních aut k soukromým účelům).
Náklady na palivo tvoří významnou položku v rozpočtu na provoz aut, nezapomeňte je proto bedlivě sledovat. Užitečným nástrojem jsou v tomto směru palivové karty, které jednak usnadní fakturaci nákladů, jednak vám umožní snadno evidovat, kolik pohonných hmot řidiči projezdí. Navíc vám pomohou ušetřit – existují totiž hned dva systémy čerpání pohonných hmot se slevou.
S otázkou spotřeby souvisí také vhodný výběr paliva firemních aut, například podle typu a účelu vozidla.
Druhou stranou mince jsou také emise firemních vozidel. Ty jsou dnes důležitým ukazatelem pro všechny firmy, které chtějí plnit své závazky z oblasti ESG kritérií.
Tip! Spočítejte si uhlíkovou stopu vaší flotily na orientační kalkulačce emisí CO2.
V rámci efektivního fleet managementu je důležité monitorovat stav vozového parku a související náklady. Kromě již zmíněné spotřeby a emisí aut se vyplatí sledovat například tyto metriky:
Díky těmto informacím získáte jasný přehled o nákladech na vozidla a odhalíte oblasti k další optimalizaci vozového parku.
Coby fleet manager potřebujete mít přehled také o technickém stavu vozidel. Vozy ve špatném stavu totiž mohou ohrozit bezpečnost zaměstnanců – a provoz takových aut navíc firmu stojí více peněz. U vozů na operativní leasing vám při zanedbání servisu a údržby navíc hrozí, že si při jejich vrácení připlatíte. Naopak dobře udržovaná vozidla mají vyšší hodnotu při případném prodeji.
Nezapomeňte si proto dopředu rozvrhnout nejen povinné technické prohlídky firemních vozidel, ale i pravidelné kontroly vozů v servisu. Včas tak odhalíte případné problémy i čas, kdy je třeba vozy vyměnit.
Pokud využíváte auta na operativní leasing, máte většinou o starost méně, protože údržbu obvykle řeší leasingová společnost.
Provoz aut s sebou nese i bezpečnostní otázky. Myslete na to, aby měly vaše firma i samotné vozy dobře nastavenou pojistku, která vám pomůže s pokrytím případných škod. Kromě povinných pojistek, jako je zákonné pojištění zaměstnavatele a povinné ručení, rozhodně doporučujeme mít ke všem služebním vozům řádně uzavřené také kvalitní havarijní pojištění.
Tip! S prevencí nehod může pomoci i vzdělávání řidičů. Vyzkoušejte například kurzy defenzivní jízdy, které nabízíme klientům v rámci programu GoBetter!
Zároveň se vyplatí formálně ošetřit (například v Car Policy nebo dohodě o odpovědnosti) řešení případných nehod a škod na služebním voze, které vzniknou zaviněním řidiče. Ve firemních směrnicích můžete také zakotvit postup pro interní řešení dopravních přestupků, které vaši zaměstnanci spáchají, a souvisejících postihů.
Zaujalo vás téma? Prohlédněte si také další články z našeho blogu. Přečtěte si například, jaké výhody přináší operativní leasing human resource manažerům.
